با بهترین شیوه های داکیومت نویسی آشنا شوید

داکیومنت‌نویسی حرفه‌ای یک فرایند سخت و پیشرفته است که نیازمند سال‌ها تجربه و تخصص در خصوص آن موضوع می‌باشد. این مسئله به‌خصوص اگر در حوزه‌های پیچیده مانند برنامه‌نویسی، پزشکی و ... فعالیت داشته باشید بیشتر اهمیت خود را نشان می‌دهد. شیوه‌های داکیومنت‌نویسی به دسته‌های مختلفی تقسیم‌بندی می‌شوند که هریک از این روش‌ها و شیوه‌ها دارای ویژگی‌ها و مزایای مخصوص به خود هستند. تا زمانی که شما اطلاعات کاملی را درباره هریک از این روش‌ها به دست نیاورید نمی‌توانید یکی از آنها را به‌درستی انتخاب کرده و از آن برای نوشتن داکیومنت‌های خود استفاده کنید. ما در این مطلب قصد داریم کمی بیشتر درباره بهترین روش های داکیومنت نویسی صحبت کنیم و اطلاعات جامع و کاملی را درباره هریک از این روش‌ها در اختیار شما قرار دهیم. شما با مطالعه این مطلب می‌توانید اطلاعات بسیار جذابی را درباره جزئیات هریک از این روش‌ها به دست بیاورید و می‌توانید از آنها در پروژه‌های داکیومنت‌نویسی خود نیز استفاده کنید.

پس اگر شما هم جز آن دسته از افرادی هستید که علاقه‌مند به فعالیت در این حوزه هستید و قصد دارید داکیومنت‌های حرفه‌ای را بنویسید به شما پیشنهاد می‌کنیم حتما ادامه این مطلب را بادقت مطالعه کنید تا اطلاعات موردنیاز خود در درباره این موضوع را به دست بیاورید.

داکیومنت‌نویسی

داکیومنت‌نویسی و اهمیت یادگیری روش‌های مختلف آن

داکیومنت‌نویسی یکی از حوزه‌های بسیار پرطرفدار در پروژه‌های برنامه‌نویسی است که از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. تا زمانی که پروژه‌های نرم‌افزاری شما داکیومنت خوبی نداشته باشند نمی‌توان گفت که پروژه شما تکمیل شده است. امروزه شیوه‌های داکیومنت‌نویسی بسیار متنوع و مختلف هستند و هریک از این روش‌ها نیز ویژگی‌های خاصی دارند. درک درست تفاوتی که میان این روش‌ها وجود دارد باعث می‌شود تا شما به یک شخص متخصص در حوزه داکیومنت‌نویسی تبدیل شوید و بتوانید باتجربه و تخصص بیشتری کار خود را در این حوزه ادامه دهید. انتخاب یک شیوه خوب برای داکیومنت‌نویسی در واقع به منزله ایجاد یک استاندارد نگهداری و توسعه داکیومنت‌ها و اسناد پروژه است. حال این پروژه ممکن است در حوزه برنامه‌نویسی و توسعه نرم‌افزار بوده یا در شاخه‌های دیگر صنعت باشد. امروزه استانداردهای مختلفی برای نوشتن داکیومنت پروژه‌ها وجود دارند که در صنایع مختلف از جمله پزشکی، نرم‌افزار و سایر صنایع استفاده می‌شوند.

زمانی که شما اسناد و مستندات یک پروژه را منتشر می‌کنید باید طبق چک‌لیستی که در آن استاندارد وجود دارد عمل کنید و بررسی کنید که تمام موارد را برای انتشار مستندات و داکیومنت خود بررسی کرده‌اید. همین عامل نیز باعث می‌شود تا درک درست روش های داکیومنت نویسی از اهمیت زیادی برخوردار باشد و افرادی که چنین درکی ندارند معمولا نمی‌توانند داکیومنت‌های چندان جذابی را بنویسند. از جمله مواردی که در یک روش داکیومنت‌نویسی مورد بررسی قرار می‌گیرد می‌توان به عملکرد مستندسازی، عملکرد بالینی، عملکرد تولیدی و عملکرد تست اشاره کرد که هریک به نوبه خود اهمیت بالایی دارند. در ادامه بهترین روشی که برای انجام این کار وجود دارد را به شما معرفی خواهیم کرد.

روش مستندسازی خوب

نکاتی مهم در خصوص بهترین شیوه‌های داکیومنت‌نویسی

به‌طورکلی شیوه‌های داکیومنت‌نویسی خوب بر اساس ALCOA طراحی و ساخته شده‌اند و به همین علت نیز اکثر آنها دارای پایه و اساس یکسان و مشابهی هستند. همین عامل نیز باعث می‌شود تا شما با یادگیری هریک از این شیوه‌ها بتوانید شیوه‌ها و روش‌های دیگر را نیز به‌سادگی بیاموزید و دراین‌خصوص مشکلی برای شما به وجود نمی‌آید. بهترین روش نوشتن داکیومنت در واقع امروزه با نام ALOCA-C نامیده می‌شود که مخفف کلمات زیر است:

• Attributable
•       Legible
•       Original
•       Contemporaneous
•       Accurate
•       Complete

نکته بسیار مهمی که در خصوص این موضوع وجود دارد این است که هریک از این کلمات در واقع یکی از جنبه‌های مهم داکیومنت‌نویسی را مطرح می‌کنند که شما حتما باید این جنبه‌ها را در زمان نوشتن مستندات پروژه‌های نرم‌افزاری خود رعایت کنید تا اطمینان حاصل کنید که داکیومنت شما کیفیت لازم را دارا است.

پیروی از این 6 اصل مطرح شده می‌تواند به شما کمک کند تا داکیومنت‌هایی بنویسید که قابلیت ردیابی داشته و سیستم ورود داده‌ها به این داکیومنت‌ها به میزان زیادی بهینه‌سازی شده است. علاوه بر این رعایت‌کردن این 6 اصل تضمین می‌دهد که مستندات شما به‌راحتی توسعه داده شوند و استانداردهای ISO نیز در آنها رعایت شده باشد. پس اگر شما هم قصد دارید یک مستندات خوب را بنویسید حتما باید این نکات کلیدی و مهم را رعایت کنید.

Attributable

ویژگی Attributable یا قابل انتساب بودن

اولین اصلی که در بهترین شیوه‌های داکیومنت‌نویسی باید آن را رعایت کرده و به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید اصل قابل انتساب بودن یا Attributable است. این اصل بیانگر این است که مستنداتی که شما می‌نویسید باید به‌سرعت قابل‌شناسایی و انتساب باشند. تا زمانی که مستندات و داکیومنت شما این ویژگی کلیدی و مهم را نداشته باشند مستندات شما قابل استناد نخواهد بود و کیفیت لازم را نخواهد داشت. این ویژگی و اصل در واقع می‌گوید اگر شخصی مستندات و داکیومنت شما را می‌خواند باید به‌سرعت متوجه شود که چه کسی آن را ایجاد و ضبط کرده است و چه کسی این مستندات را توسعه داده است. یکی دیگر از مواردی که این ویژگی بیانگر آن است این است که داکیومنتی که شما نوشته‌اید باید شامل هرگونه اقدامات احتیاطی در برابر جعل نیز باشد.

داشتن این ویژگی باعث می‌شود تا داکیومنت‌های شما بسیار مطمئن باشند و هرکسی به‌راحتی بتواند آن را مطالعه کرده و اطلاعات اولیه مربوط به داکیومنت را از آن استخراج کند. این اصل اولین اصلی است که باید به آن توجه داشته باشید چراکه اگر این اصل در داکیومنت شما رعایت نشده باشد حتی اگر سایر اصول را نیز رعایت کنید بازهم داکیومنت شما یک داکیومنت حرفه‌ای برای پروژه‌های نرم‌افزاری یا هرگونه پروژه‌های صنعتی دیگری نخواهد بود. پس حتما توجه کنید که این اصل کلیدی و مهم را در مستندات خود رعایت کنید.

اصل Legible یا خوانا بودن مستندات و داکیومنت‌ها

اگر شما هم جز آن دسته از افرادی هستید که قصد دارید یک داکیومنت حرفه‌ای را برای خود بنویسید حتما باید به ویژگی کلیدی و بسیار مهم خوانا بودن یا اصل Legible توجه ویژه‌ای داشته باشید. این اصل نیز از مهم‌ترین اصول در بهترین شیوه‌های داکیومنت‌نویسی است که حتی بسیاری از افراد باتجربه و حرفه‌ای نیز گاهی اوقات آن را فراموش کرده و در داکیومنت‌نویسی رعایت نمی‌کنند. خوانا بودن مستندات شما کاملا وابسته به نحوه نوشتن داکیومنت پروژه است و تا زمانی که شما نتوانید مستندات خوانایی بنویسید هیچ شخص دیگری نمی‌تواند از آن استفاده کند و در نتیجه داکیومنت‌نویسی شما کاملا بیهوده و بی‌هدف خواهد بود. این اصل بیشتر وابسته به مهارت‌های نویسندگی شما است و شما باید سعی کنید این مهارت را در خود تقویت کنید.

در واقع در این اصل از روش نوشتن داکیومنت شما باید سعی کنید ساختار جملات، لحن، دستور زبان و ... را رعایت کنید تا شخصی که مستندات شما را مطالعه می‌کند بتواند به‌خوبی مفهوم جملات را درک کند؛ بنابراین تمام مستنداتی که شما می‌نویسید باید برای مخاطب خوانا باشند. برای این کار می‌توانید از یک ویرایشگر حرفه‌ای کمک بگیرید تا مطمئن شوید که مطالبی که در داکیومنت خود نوشته‌اید کاملا خوانا هستند. فراموش نکنید که ایده اصلی این است که مطالبی بنویسید که افراد عادی هم بتوانند آن را مطالعه کرده و درک کنند. در واقع شما باید سعی کنید داکیومنتی بنویسید که اگر یک شخص عادی به‌صورت ناگهانی تصمیم به خواندن آن گرفت بتواند تمام بخش‌های آن را به‌خوبی متوجه شود. به‌این‌ترتیب شما یک داکیومنت حرفه‌ای را ایجاد کرده‌اید.

Original

اصل Original یا اصالت داکیومنت

حفظ اصالت مستندات و داکیومنت‌هایی که می‌نویسید از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و یکی از اصولی است که حتما باید زمان نوشتن داکیومنت‌ها رعایت کنید. این اصل به آن معناست که شما باید همواره نسخه اصلی مستنداتی که می‌نویسید را در سیستم‌های کامپیوتری خود داشته باشید. این اصل به بهبود محرمانه بودن داکیومنت‌های شما کمک می‌کند و صحت اسناد شما را نیز تضمین می‌کند که باعث می‌شود تا شما بتوانید با خیال راحت‌تری مستندات و داکیومنت‌هایی که ایجاد کرده‌اید را منتشر کنید.

نکته بسیار مهمی که دراین‌خصوص باید به آن دقت داشته باشید این است که این اصل به آن معنی نیست که شما نمی‌توانید یک کپی از نسخه اصلی را تهیه کرده و از آن استفاده کنید. شما هنوز هم می‌توانید به تعداد دلخواه از نسخه اصلی داکیومنت خود را کپی کرده و آنها را مورداستفاده قرار داده یا منتشر کنید. بااین‌حال نباید فراموش کنید که نسخه اصلی این داکیومنت‌ها همواره باید در داخل سیستم کامپیوتری شما وجود داشته باشند.

Contemporaneous

اصل Contemporaneous یا هم‌زمان بودن

برای هر نوع مستندات فنی که شما قصد ایجاد و ساخت آن را دارید هم‌زمان بودن یک ویژگی کلیدی و بسیار مهم به شمار می‌آید. Contemporaneous یکی از اصول بهترین شیوه‌های داکیومنت‌نویسی است که حتما باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید. این اصل بیانگر این است که در نحوه نوشتن داکیومنت پروژه شما باید توجه کنید که تمام مستندات به‌صورت هم‌زمان ثبت شوند. این به آن معناست که تمام مستندات مربوط به پروژه باید به طور دقیق تاریخ و مهر زمانی را در زمان ایجاد، ثبت و به‌روزرسانی داشته باشند. به‌این‌ترتیب شما می‌توانید کل تاریخچه طراحی، توسعه، تست و سایر فرایندهای موجود و موثر در داکیومنت‌نویسی را به‌صورت یکجا در اختیار داشته باشید.

این اصل بسیار مهم تضمین می‌کند که تمام اطلاعات مربوط به محصولات نهایی کاملا قابل ردیابی خواهند بود. این مسئله نیز باعث می‌شود تا به‌روزرسانی این مستندات برای شما ساده‌تر باشد. این ویژگی و اصل بسیار مهم در داکیومنت‌‎نویسی یکی از اصولی است که شما در تمام روش‌ها و شیوه‌های موجود می‌توانید مشاهده کنید و اگر آن را رعایت نکنید احتمالا با مشکلات زیادی مواجه خواهید شد.

دقت

اصل دقت در داکیومنت‌نویسی

حفظ یکپارچگی داده‌ها یکی از حیاتی‌ترین اصول در بهترین شیوه‌های داکیومنت‌نویسی به شمار می‌آید. تمام فرایندها و رویه‌هایی که برای ضبط، توسعه و ذخیره مستندات انجام می‌شود باید ساده و دقیق باشند. آنها باید طوری طراحی شوند که دقت و قابلیت اطمینان را تضمین کرده و به حداکثر برسانند. معمولا در بهترین روش نوشتن داکیومنت یک شخص دوم نیز وجود دارد که این دقت را بررسی می‌کند. این مسئله به‌ویژه زمانی که داده‌های خام زیادی وجود دارد بیشتر اهمیت خود را نشان می‌دهد.

درهرصورت شما باید تمام فرایندهای خود را برای حفظ یکپارچگی داده‌ها، به حداکثر رساندن قابلیت اطمینان داده‌ها و همین‌طور به حداکثر رساندن دوره نگهداری توسعه دهید.

کامل بودن در داکیومنت‌نویسی

در نهایت اصل نهایی از اصول بهترین شیوه‌های داکیومنت‌نویسی این است که کل فرایند و مستندات خود را به‌صورت کاملا بنویسید. این به آن معناست که داکیومنت‌های شما باید جامع و کامل باشند و تمام فرایندها را توضیح دهند. برای انجام این کار شما باید به یکپارچگی داده‌ها توجه بیشتری داشته باشید. رعایت‌کردن نکات زیر نیز می‌تواند برای شما کمک‌کننده باشد:

• داده‌های موجود را نمی‌توان اصلاح کرد یا تغییر داد و اگر قصد انجام این کار را دارید باید مجوزهای لازم را دریافت کنید.

• هر بخش از داکیومنت‌های شما باید به‌صورت جداگانه ایمن و محافظت شده باشد و سیستم‌های داده پشتیبانی نیز ذخیره شده باشد. بهتر است که برای این کار از سیستم‌های داده پشتیبانی مبتنی بر فضای ابری استفاده کنید تا نسبت به امنیت آنها اطمینان بیشتری داشته باشید.

• علاوه بر این شما باید یک سیستم ورود داده قدرتمند را نیز طراحی کنید که بهره‌وری شما را بهبود دهد.

الزامات داکیومنت‌نویسی

آشنایی با مهم‌ترین الزامات داکیومنت‌نویسی

اکنون که ایده خوبی از اصول بهترین شیوه‌های داکیومنت‌نویسی به دست آوردید باید با الزاماتی که برای انجام این کار وجود دارند نیز بیشتر آشنا شوید. به‌طورکلی برای ساخت یک داکیومنت خوب و حرفه‌ای شما باید مراحل زیر را دنبال کنید:
 

• ایجاد داکیومنت‌ها: در این مرحله شما باید داکیومنت‌های موردنیاز را به‌صورت دقیق و خوانا ایجاد کنید. علاوه بر این به‌روزرسانی‌های موردنیاز را نیز باید روی این داکیومنت‌ها اعمال کرده باشید.

• چرخه‌های بررسی مستندات: در ادامه باید در بازه‌های زمانی مشخص چندین گروه از ذی‌نفعان مختلف این داکیومنت‌های ایجاد شده را بازبینی کنند. این بازبینی‌ها و بررسی‌ها باید به‌صورت جداگانه صورت گیرد و هریک از این گروه‌ها نیز باید به‌صورت جداگانه تأییدیه‌های لازم را در خصوص کیفیت مستندات ارائه دهند.

• نگهداری از داکیومنت‌ها: هر داکیومنت فنی باید به‌خوبی حفظ شود. برای این کار باید به‌صورت مرتب آن را بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که هنوز هم کاربردی و مفید است.

• اصلاح داکیومنت‌ها: شما باید بر اساس تغییراتی که در پروژه ایجاد می‌شوند داکیومنت‌های ایجاد شده را نیز تغییر داده و اصلاح کنید.