روش کانبان (kanban) در مدیریت پروژه چیست؟

روش کانبان یک روش فوق‌العاده کارآمد و یک ابزار کاربردی است که امروزه برای مدیریت پروژه‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد و دارای کاربردهای بسیار زیادی می‌باشد. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و مزایای این روش این است که به شما اجازه می‌دهد تا یک دید کلی را از آنچه که تاکنون در پروژه خود انجام داده‌اید و آنچه که در آینده انجام خواهید داد به دست بیاورید و با دید بهتری بتوانید پروژه خود را مدیریت کنید. در واقع در این متدولوژی شما سه ستون را خواهید داشت که شامل کارهایی است که باید انجام شوند، کارهایی که در حال انجام هستند و کارهایی که انجام‌دادن آنها به اتمام رسیده است. علاوه بر این هریک از این وظایف تحت عنوان یک داستان بیان شده‌اند که اعضای تیم بتوانند با جزئیات بیشتری کارها و وظایف خود را انجام دهند. امروزه موارد پیشرفته‌تر این متدولوژی مبتنی بر وب هستند و به طور گسترده‌ای در پروژه‌های بزرگ و کوچک مورداستفاده قرار می‌گیرند.

ما در این مطلب قصد داریم کمی بیشتر درباره این روش صحبت کنیم و اطلاعات جامع و کاملی را درباره آن به شما ارائه دهیم. پس اگر شما هم علاقه‌مند هستید تا با روش Kanban ، ویژگی‌های مهم آن و کاربردهایی که به شما ارائه می‌دهد بیشتر آشنا شوید به شما پیشنهاد می‌کنیم حتما ادامه این مطلب را بادقت مطالعه کنید.

روش کانبان

روش کانبان برای مدیریت پروژه

روش کانبان یکی از بهترین روش‌های مدیریت پروژه است که مبتنی بر جلوگیری از عقب‌ماندگی کارها است. در این روش هریک از وظایف و کارها بر اساس نیاز در زمان مشخص انجام می‌شوند. در واقع کارها تنها در صورتی انجام می‌شوند که واقعا به آنها نیاز داشته باشیم. امروزه به این روش رویکرد Just-in-Time نیز گفته می‌شود که در میان مدیران پروژه دارای محبوبیت بسیار زیادی است. اصلی‌ترین عنصر این روش Kanban board یا همان تخته کانبان است که در ادامه بیشتر درباره آن صحبت خواهیم کرد. معمولا این تخته شامل سه ستون است که شامل وظایفی که باید انجام شوند و هنوز انجام نشده‌اند، وظایفی که در حال انجام آنها هستیم و وظایفی که انجام‌دادن آنها به اتمام رسیده است می‌باشد. علاوه بر این شما می‌توانید بر اساس روند گردش کار خود ستون‌های دیگری را نیز به این تخته اضافه کنید که در مدیریت پروژه شما کاربرد دارند. اعضای تیم کارت‌های مربوط به وظایف را از چپ به راست انجام‌دادن و جابه‌جا می‌کنند تا نشان دهند که هریک از وظایف دقیقا در چه مرحله‌ای قرار دارد.

نکته مهمی که باید به آن دقت کنید این است که تخته کانبان می‌تواند هر چیزی باشد. ممکن است شما از یک تخته فیزیکی استفاده کرده یا این‌که کل این روال را در محیط وب پیاده‌سازی کرده باشید. هدف از این تخته این است که اعضای تیم بتوانند به‌‌خوبی با یکدیگر همکاری داشته باشند؛ بنابراین می‌توان حتی از تخته‌های دیجیتال نیز در روش کانبان در مدیریت پروژه استفاده کرد.

تاریخچه روش کانبان

آشنایی با تاریخچه روش کانبان در مدیریت پروژه

نام روش کانبان از یک عبارت ژاپنی گرفته شده است که به معنای نشانه بصری می‌باشد. یکی از نکات بسیار مهم در خصوص تاریخچه این روش این است که تاریخچه آن به تولید خودرو تویوتا در سال 1940 بازمی‌گردد و می‌توان گفت که یکی از روش‌های قدیمی و بااصالت در دنیای مدیریت پروژه به شمار می‌آید. تویوتا در آن سال‌ها موفق شده بود که با الگوبرداری از نحوه انبارکردن قفسه‌های سوپرمارکت‌ها فرایندهای خود را بهبود ببخشد. مهندس Taiichi Ohno را می‌توان اولین فردی دانست که ایده روش کانبان در مدیریت پروژه را مطرح کرد. او مشاهده کرد که قفسه‌های سوپرمارکت‌ها تنها زمانی شارژ می‌شوند که قفسه کاملا خالی بوده و نیاز به محصول جدید احساس شود. این مسئله باعث شده تا جریان بین سوپرمارکت و مشتری به میزان زیادی بهینه‌سازی شود.

تویوتا موفق شد با کمک مهندس Taiichi Ohno این ایده را کاملا وارد سیستم کارخانه خود کند. در این روش تیم‌ها یک نشانه بصری با کانبان ایجاد می‌کردند که تا اعلام کنند که آماده هستند مواد بیشتری را برای تکمیل کار خود دریافت کنند. این ایده اولین ایده‌ای بود که در خصوص این روش برای مدیریت پروژه‌ها مطرح شد. در طول سال‌های اخیر این روش به میزان زیادی بهینه‌سازی شده و بر اساس نیازهایی که هریک از کسب‌وکارها و تیم‌ها دارند شخصی‌سازی شده است. تمام این عوامل باعث شده تا امروزه این روش یکی از بهترین روش‌های مدیریت پروژه در دنیا باشد.

5 اصل مهم

5 اصل مهم در روش کانبان برای مدیریت پروژه

روش کانبان در واقع یک فریم‌ورک ساده است که نیازی به راه‌اندازی با استفاده از رویه‌های خاص ندارد و معمولا برای تیم‌های مختلف ساده و راحت است که شروع به کار با استفاده از این روش کنند. امروزه بسیاری از تیم‌ها برای مدیریت پروژه‌های خود این روش را امتحان می‌کنند تا بررسی کنند که آیا این روش می‌تواند به‌اندازه شهرتی که دارد به آنها در مدیریت پروژه کمک کند یا خیر؟ ازآنجایی‌که این روش یکی از بهترین روش‌های مدیریت پروژه است باید 5 اصل زیر را در برگیرد:

• بصری‌سازی گردش کار: با استفاده از یک تخته کانبان شما می‌توانید به‌راحتی جریان و گردش کار خود را بصری‌سازی کنید و بسیاری از مشکلات را در همان ابتدای کار کاهش دهید.

• محدودکردن کارهای در حال انجام: این محدودیت در واقع میزان کاری که در هر مرحله از گردش کار باید توسط اعضای تیم انجام شود را نشان می‌دهد.

• مدیریت و افزایش جریان کار: حرکت و جریان کار باید به‌صورت مداوم و یکنواخت روی تخته کانبان نظارت و مدیریت شود. این کار باعث می‌شود تا جریان کار بهبود پیدا کرده و مشکلات به شکل بهتری خود را نشان دهند.

• نمایش واضح گردش کار: برای افزایش کارایی گردش کار باید اطمینان حاصل کنید که کل تیم شما از فرایندها و رویه‌های موجود آگاه هستند.

• بهبود مستمر: زمانی که تیم شما اقدام به مدیریت پروژه با متد کانبان می‌کنند باید بتوانند مشکلات را در کوتاه‌ترین زمان ممکن شناسایی کرده و اقدام به برطرف‌کردن آنها کنند.

مزایای روش کانبان

آشنایی با مهم‌ترین مزایای روش کانبان برای مدیریت پروژه

برای این‌که به شکل بهتری با ماهیت روش کانبان آشنا شویم اجازه دهید تا کمی بیشتر درباره مزایای این روش صحبت کنیم و اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهیم. به‌طورکلی اصلی‌ترین مزیت این روش در این است که ارزش منحصربه‌فردی را برای مدیریت پروژه‌ها به شما ارائه می‌دهد. بااین‌حال این روش مزایای زیاد دیگری را نیز به همراه دارد که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• افزایش انعطاف‌پذیری: کانبان یک مدل کاملا سیال و انعطاف‌پذیر است که در آن اولویت‌ها در صورت بروز جزئیات جدید مجددا ارزیابی می‌شوند.

• کاهش ضایعات: یکی از مهم‌ترین مزایای مدیریت پروژه با متد کانبان این است که کانبان اطمینان حاصل می‌کند که تیم‌ها وقت خود را صرف انجام کارهای غیرضروری نمی‌کنند. همین مسئله نیز باعث صرفه‌جویی در زمان و همین‌طور کاهش ضایعات در تیم‌ها می‌شود.

• شروع آسان: مزیت مهم دیگری که این روش دارد این است که ماهیت آن کاملا بصری است و ماهیت بصری این روش باعث می‌شود تا بسیار قابل‌درک برای تیم‌ها باشد؛ بنابراین تیم‌هایی که قصد استفاده از این روش برای اولین‌بار را دارند نیازی نیست که یک روش کاملا جدید را بیاموزند و می‌توانند به‌آسانی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن کار خود را آغاز کنند.

• بهبود جریان: یکی از نکاتی که باعث محبوبیت هرچه بیشتر این روش می‌شود این است که کانبان بر رویکرد ارزش به‌موقع و ارائه وظایف و کار بر اساس یک آهنگ منظم تمرکز دارد. همین عامل نیز باعث می‌شود تا زمان چرخه کار تیم‌ها به حداقل برسد و کل تیم بر کاهش مشکلات تمرکز داشته باشند. به همین علت است که در این روش اطمینان حاصل می‌شود که جریان کار در طول زمان بهبود پیدا می‌کند.

معایب این روش

آشنایی با برخی از معایب روش کانبان برای مدیریت پروژه

در ادامه صحبت درباره روش Kanban بهتر است درباره معایبی که این روش دارد نیز کمی صحبت کنیم تا با دانش بیشتری اقدام به انتخاب این روش برای مدیریت پروژه‌های خود کنیم. از جمله مهم‌ترین معایب روش کانبان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تخته‌ها و تابلوهای بیش از حد پیچیده: اولین نکته‌ای که در این بخش باید به آن دقت داشته باشید این است که زیبایی کانبان به‌سادگی آن است؛ بنابراین شما باید سعی کنید تخته‌ها و تابلوهای خود را تا جای ممکن ساده نگه دارید تا تمام اعضای تیم بتوانند به‌خوبی آن را درک کنند. تابلوهای بیش از حد پیچیده معمولا مشکلات زیادی را برای تیم‌ها به وجود می‌آورند.

• تخته‌های منسوخ‌شده: درصورتی‌که اهمیت به‌روزرسانی تابلو و تخته کانبان به طور کامل برای اعضا مشخص نشده باشد مشکلات زیادی به وجود خواهد آمد. تیم‌ها باید تمام تلاش خود را به کار گیرند تا تخته‌های کانبان را به‌روز نگه دارند.

• عدم زمان‌بندی: ازآنجایی‌که ستون‌های تخته کانبان تنها با مراحل نمایش داده شده‌اند (وظایفی که باید انجام شوند، در حال انجام و انجام شده) تشخیص این که هریک از وظایف در چه زمانی باید انجام شوند کمی سخت و دشوار است.

زمان استفاده از کانبان

چه زمانی برای مدیریت پروژه‌ها باید از روش کانبان استفاده کنیم؟

اگرچه روش کانبان در ابتدا به‌منظور مدیریت در صنایع تولیدی محصولات فیزیکی ایجاد شده بود ولی امروزه می‌توان از آن برای سایر محصولات مانند توسعه انواع نرم‌افزارها نیز از آن استفاده کرد و از مزایایی که ارائه می‌دهد نهایت بهره را برد. بسته به گردش کار تیمی شما این روش ممکن است یک روش بسیار خوب برای مدیریت پروژه‌های پیاده‌سازی شما باشد. از جمله مهم‌ترین عواملی که شما در زمان بررسی این مسئله که آیا این روش یک روش مناسب برای تیم شما هست یا خیر باید به آنها توجه داشته باشید می‌توان به عوامل زیر اشاره کرد:

• شما به سیستمی نیاز دارید که برای افزودن یا حذف موارد مختلف انعطاف‌پذیر باشد.
• ضرب‌الاجل چندان ضروری و سختی ندارید.
• قصد دارید تا روند و گردش کار شما به‌صورت مستمر بهبود پیدا کند.
• شما قصد دارید توانایی انتشار محصولات خود را در هر زمان داشته باشید.
• تیم شما به تغییرات بزرگ به‌خوبی پاسخ نمی‌دهد
• سیستمی که قصد استفاده از آن را دارید باید به‌خوبی قابل‌درک باشد.
• شما قصد دارید جریان تحویل محصولات خود را بهبود دهید.

در هریک از این شرایطی که نام بردیم استفاده از متدولوژی کانبان می‌تواند برای شما بسیار مفید و کاربردی باشد و مزایای زیادی را به همراه داشته باشد.

کانبان و scrum

روش کانبان در مقایسه با Scrum

روش کانبان و Scrum هر دو از زیرشاخه‌های متدولوژی Agile هستند که برای مدیریت پروژه‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرند. بااین‌وجود این دو روش دارای تفاوت‌هایی هستند که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• Scrum به نقش‌های خاصی برای مدیریت پروژه نیاز دارد ولی کانبان این‌طور نیست.
• Scrum بر اساس یک روال تکراری برای برنامه‌ریزی، بهبود فرایند و انتشار ایجاد شده است ولی کانبان شامل فعالیت‌ها یا جدول زمانی نیست.
• روش اسکرام بیشتر روی محدودکردن WIP در هر تکرار تمرکز دارد و این در حالی است که کانبان WIP را در هر جریان کاری محدود می‌کند.
• اسکرام دارای ساختار مقاوم‌تری است و به همین علت نیز در مقابل تغییرات مانند افزودن یا حذف موارد مقاومت می‌کند درحالی‌که کانبان به‌راحتی تغییرات را می‌پذیرد و انعطاف‌پذیری بسیار خوبی در برابر تغییرات دارد.
• تخته‌ها و بوردهای استفاده شده در اسکرام پس از هر sprint ریست می‌شوند درحالی‌که بوردهای کانبان به طور مداوم مورداستفاده قرار می‌گیرند.

علاوه بر تفاوت‌هایی که بیان کردیم باید بدانید که این دو روش دارای شباهت‌هایی نیز هستند که برای استفاده از هریک از آنها بهتر است که با این شباهت‌ها نیز به طور کامل آشنا شوید. از جمله این شباهت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• هر دو این روش‌ها، روش‌های تجربی هستند؛ بنابراین هریک باید آزمایش شوند تا بررسی کنید که می‌توانند عملکرد خوبی را برای تیم شما داشته باشند یا خیر؟
• در هر دو این روش‌ها اعضای تیم می‌توانند روی پروژه‌های مختلف کار کنند و محدودیتی در این زمینه وجود ندارد.
• هر دو آنها WIP را محدود می‌کنند (گرچه روش محدودکردن آنها با یکدیگر تفاوت دارد).
• هر دو آنها روش‌های شفافی هستند که استفاده از آنها را ساده‌تر می‌کند.
• هم روش اسکرام و هم کانبان این قابلیت را دارند که گردش کار را بهبود دهند و البته باید دقت داشته باشید که بازهم روش آنها برای انجام این کار متفاوت است.